VORLAGE · INVENTARVERWALTUNG
Inventarliste-Vorlage: ein sauberer Anfang für Ihren Bestand.
Geräte eindeutig erfassen, Zuständigkeiten festhalten und die Liste verlässlich pflegen. Hier erhalten Sie eine anpassbare CSV-Vorlage für Excel – ohne Registrierung.
Was gehört in eine Inventarliste?
Eine Inventarliste beschreibt einzelne Gegenstände mit einer eigenen Identität. Zwei baugleiche Akkuschrauber erhalten deshalb zwei Einträge und unterschiedliche Inventarnummern. Verbrauchsmaterial wie Schrauben oder Handschuhe wird dagegen meist als Mengenbestand geführt. Diese Trennung verhindert, dass einzelne Geräte und austauschbare Artikel in derselben Liste durcheinandergeraten.
| Spalte | So verwenden Sie sie |
|---|---|
| Inventarnummer | Eine eindeutige, dauerhaft beibehaltene Kennung; nicht nach einem Ortswechsel neu vergeben. |
| Bezeichnung und Kategorie | Einheitliche Namen, zum Beispiel Gerätetyp und Modell; Kategorien möglichst aus einer festen Auswahlliste. |
| Seriennummer | Herstellerkennung zur eindeutigen Zuordnung, soweit vorhanden. |
| Standort und Zuständigkeit | Tatsächlicher Einsatzort und die Person oder Funktion, die den Eintrag pflegt. |
| Status | Verständliche Zustände wie verfügbar, ausgegeben, in Wartung oder ausgesondert. |
| Kaufdatum und Wartungstermin | Datumsfelder einheitlich pflegen; nur sachlich bestimmte Termine eintragen. |
| Notiz | Kurze Ergänzung; umfangreiche Unterlagen getrennt geordnet ablegen. |
So öffnen und bearbeiten Sie die Vorlage in Excel.
- Datei herunterladen
Laden Sie die CSV-Datei direkt über den Button herunter. Die Vorlage enthält eine fiktive Beispielzeile, die Sie vor der Nutzung ersetzen.
- Als Tabelle importieren
Öffnen Sie Excel und wählen Sie den Import aus einer Text-/CSV-Datei. Verwenden Sie UTF-8 und das Semikolon als Trennzeichen, falls Excel die Spalten nicht automatisch erkennt.
- Kennungen als Text behandeln
Setzen Sie Inventar- und Seriennummern beim Import auf den Datentyp Text. So bleiben führende Nullen erhalten und lange Kennungen werden nicht in wissenschaftliche Schreibweise umgewandelt.
- Eigene Struktur festlegen
Ergänzen oder entfernen Sie Spalten, die für Ihren Betrieb relevant sind. Speichern Sie die Arbeitsdatei als XLSX, wenn Sie Filter, Formatierungen oder mehrere Tabellenblätter benötigen.
- Pflege verbindlich organisieren
Legen Sie fest, wer neue Gegenstände erfasst und wer Änderungen an Standort, Nutzung und Status nachträgt. Eine Liste bleibt nur durch einen vereinbarten Ablauf verlässlich.
Drei Regeln für dauerhaft brauchbare Bestandsdaten.
Erstens: Verwenden Sie eine Inventarnummer nur einmal und löschen Sie ausgemusterte Gegenstände nicht ohne einen nachvollziehbaren betrieblichen Ablauf. Zweitens: Vermeiden Sie freie Schreibvarianten für denselben Standort. „Werkstatt“, „Werkst.“ und „Halle Werkstatt“ lassen sich später schlecht filtern. Drittens: Trennen Sie die Identität des Geräts von seinem Standort. Eine Kennung, die ausschließlich den Raum bezeichnet, wird bei Umzügen unpraktisch.
Inventarliste und Inventur: zwei unterschiedliche Aufgaben.
Die Inventarliste ist Ihr fortlaufend gepflegter Bestand. Bei einer Inventur prüfen Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt, was tatsächlich vorhanden ist. Halten Sie das Zählergebnis getrennt fest, statt die Ausgangsliste während der Zählung stillschweigend zu überschreiben. Für diesen Schritt gibt es eine eigene Inventur-Vorlage mit Soll- und Ist-Mengen.
Ein Inventarverzeichnis für den betrieblichen Alltag aufbauen.
Diese Vorlage kann als fortlaufendes Verzeichnis einzelner Geräte verwendet werden. Entscheidend ist eine feste Struktur: Jeder Gegenstand erhält eine eigene Kennung, einen nachvollziehbaren Eintrag und eine festgelegte Stelle für spätere Änderungen. Zwei baugleiche Geräte bleiben zwei Einträge; Standort, Nutzung und Zuständigkeit werden bei Bedarf aktualisiert.
Der Begriff Inventarverzeichnis wird auch in anderen Zusammenhängen verwendet. Die hier angebotene CSV ist eine betriebliche Geräteliste. Sie enthält keine automatische Bewertung und ersetzt keine Abstimmung zu buchhalterischen Anforderungen oder Nachweisen. Legen Sie vor der Nutzung fest, welche zusätzlichen Informationen Ihr Betrieb benötigt.
Für die laufende Nutzung ergänzen die Geräteverwaltung und das Übergabeprotokoll für Geräte die Datenliste. Kennungen und Seriennummern sollten zwischen Verzeichnis, Etikett und Protokoll identisch geschrieben werden. So bleibt ein Vorgang auch dann zuordenbar, wenn sich Standort oder Zuständigkeit ändern.
Wann lohnt sich der Wechsel zur Inventarsoftware?
Eine Tabelle eignet sich für einen überschaubaren Bestand mit klarer Zuständigkeit. Wenn Ausgaben, Rückgaben, Unterlagen und Wartungen zusammenlaufen, entstehen schnell mehrere Versionen derselben Information. Die Inventarsoftware von Werkhüter verbindet den Geräteeintrag mit diesen Abläufen. Ein CSV-Import ist in der Anwendung vorhanden; prüfen Sie vor einer Übernahme immer die dort erwarteten Spalten und die Vorschau. Diese allgemeine Vorlage ist keine zugesicherte Importdatei.
Mit einem klaren Ablauf anfangen.
Erfassen Sie erste Geräte, planen Sie eine Wartung und prüfen Sie, wie Werkhüter zu Ihrem Arbeitsalltag passt.
Ohne Kreditkarte · keine automatische Zahlung
Testregistrierung wird für den öffentlichen Start vorbereitet.