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Lizenzvertrag erfassen und Lizenzplatz zuweisen

Pflegen Sie Vertrag und Zuordnung getrennt. Eine interne Platzzuweisung verwaltet keine Benutzerkonten beim Softwareanbieter und prüft nicht automatisch die vertragliche Lizenzierung.

Stand: 21. Oktober 2026 · Redaktion Werkhüter

Vertrag vorbereiten

Öffnen Sie „Lizenzen“ in der Inventarplattform. Im Bereich „Lizenzvertrag erfassen“ werden Software beziehungsweise Tarif, Anbieter, Lizenzplätze, Gültigkeitsbeginn, Gesamtkosten und Abrechnung gepflegt. Vertragsreferenz, Ende und Kündigungstermin können ergänzt werden. Die Kosten beziehen sich auf den gesamten Vertrag je Abrechnungszeitraum.

Einen freien Platz zuweisen

1. Aktiven Vertrag prüfen

   Für eine neue Zuordnung benötigen Sie einen aktuell gültigen Vertrag mit freien Plätzen. Prüfen Sie Laufzeit und die dokumentierte Platzanzahl.

2. Person vorbereiten

   Die gewünschte Person muss als aktiver Bestandseintrag vorhanden sein. Falls nötig, legen Sie sie unter „Inventar & Stammdaten“ an.

3. Vertrag und Person wählen

   Wählen Sie im Zuweisungsformular den passenden Vertrag und die Person. Ergänzen Sie bei Bedarf einen Zuweisungshinweis.

4. Zuordnung speichern

   Bestätigen Sie mit „Platz zuweisen“. Prüfen Sie anschließend die aktiven Lizenzzuweisungen und die dokumentierte Belegung.

Einen Platz zurücknehmen

Bei der aktiven Lizenzzuweisung tragen Sie den erforderlichen „Grund“ ein und wählen „Zuweisung zurücknehmen“. Die Zuordnung bleibt im Verlauf dokumentiert. Vor dem Archivieren einer Person oder eines Vertrags müssen aktive Zuordnungen nach dem vorgesehenen Ablauf zurückgenommen werden.

Was eine Freigabe nicht erledigt

Die Rücknahme in Werkhüter beendet keine Konten beim Anbieter, deinstalliert keine Software und bewertet keine individuellen Vertragsbedingungen. Technische Änderungen und fachliche Vertragsprüfungen erfolgen separat. Abgelaufene Verträge behalten ihre Zuordnungen zur Nachbearbeitung.

Fristen und Auswertung

Vertragslaufzeiten, Kündigungsfristen und CSV-Ausgaben unterstützen die manuelle Übersicht. Prüfen Sie die tatsächlichen Vertragsunterlagen vor einer Entscheidung und halten Sie die Angaben aktuell. Der Ratgeber Softwarelizenzen verwalten erklärt den organisatorischen Hintergrund.