Den Umfang der Inventarisierung festlegen

Beginnen Sie mit einer klar abgegrenzten Gruppe: beispielsweise Notebooks und Monitore eines Standorts. Legen Sie fest, ob nur eigene Geräte oder auch geleaste und geliehene Gegenstände erfasst werden. Kennzeichnen Sie diese Unterschiede in der Datenstruktur, statt sie später aus Freitextnotizen rekonstruieren zu müssen.

Eine Bestandsliste beantwortet andere Fragen als eine technische Geräteüberwachung. Die manuelle IT-Inventarisierung dokumentiert Gegenstände und Zuordnungen. Sie erkennt weder selbstständig Installationen noch den aktuellen Zustand eines Betriebssystems. Automatische Discovery, MDM und Softwareverteilung erfordern gesonderte technische Funktionen.

Welche Daten sollten Sie erfassen?

Erfassen Sie nur Informationen, die für Ihren Ablauf benötigt und verlässlich gepflegt werden können. Passwörter, private Nutzungsdaten und vertrauliche Lizenzschlüssel gehören nicht in eine allgemeine Geräteübersicht. Für den ersten Tabellenstand eignet sich die kostenlose Inventarliste-Vorlage.

In fünf Schritten zur ersten Bestandsaufnahme

1. Vorhandene Quellen sammeln

   Sichten Sie aktuelle Listen, Beschaffungsunterlagen und bekannte Gerätezuordnungen. Markieren Sie die Herkunft und den Stand unklarer Angaben.

2. Eindeutige Kennungen vergeben

   Vermeiden Sie doppelte Inventarnummern. Eine Seriennummer ergänzt die interne Kennung; sie muss nicht deren Format bestimmen.

3. Geräte tatsächlich abgleichen

   Vergleichen Sie Kennung, Modell und Seriennummer mit dem vorhandenen Gerät. Klären Sie Abweichungen vor einer ungeprüften Übernahme.

4. Standorte und Zuständigkeiten vereinheitlichen

   Verwenden Sie abgestimmte Bezeichnungen. Definieren Sie, ob das Feld den festen Standort oder den aktuellen Einsatzort beschreibt.

5. Ergebnis prüfen und freigeben

   Kontrollieren Sie fehlende Pflichtangaben, doppelte Einträge und unplausible Zuordnungen. Bestimmen Sie, welche Liste oder Anwendung ab jetzt maßgeblich ist.

Eintritte, Wechsel und Rückgaben mitdenken

Nach der ersten Aufnahme muss der Bestand im Alltag weitergeführt werden. Vereinbaren Sie, wer eine Ausgabe erfasst, eine Rückgabe bestätigt und eine Reparatur dokumentiert. Ein Gerätewechsel sollte sowohl den alten als auch den neuen Eintrag betreffen. Sonst bleibt eine Zuordnung bestehen, obwohl das Gerät längst zurückgegeben wurde.

Eine dokumentierte Rückgabe ersetzt nicht die technische Bearbeitung des Geräts. Datenübernahme, erforderliche Löschung, Kontenänderungen und andere Maßnahmen werden nach Ihrem dafür vorgesehenen IT-Verfahren erledigt. Der Inventareintrag kann den organisatorischen Status festhalten, beweist aber nicht automatisch die Durchführung dieser technischen Schritte.

Hardware und Softwarezuordnungen verbinden

Prüfen Sie bei einem Wechsel auch die dokumentierten Softwareplätze und Vertragszuordnungen. Halten Sie auseinander, was gekauft oder vereinbart wurde, wem intern ein Platz zugeordnet ist und was technisch verwendet wird. Eine Inventarliste allein bestätigt keine vertragsgemäße Lizenzierung.

Den passenden manuellen Ablauf erklärt der Ratgeber Softwarelizenzen verwalten. Er ergänzt die Hardwareaufnahme um Vertrag, Platzzuordnung, Freigabe und Fristen.

Die Aufnahme in Werkhüter weiterführen

Werkhüter unterstützt die manuelle Verwaltung von Hardware mit Standort, Zuständigkeit, Status, Seriennummer und Unterlagen. Vorhandene Inventardaten lassen sich per CSV mit Vorschau und Dublettenprüfung übernehmen; der aktuelle Stand unterstützt bis zu 500 Zeilen je Import. Prüfen Sie vorab die erwarteten Spalten und übernehmen Sie zunächst eine kleine Auswahl mit Beispieldaten.

QR-Etiketten können den Zugang zum passenden geschützten Eintrag erleichtern. Ein berechtigtes Konto bleibt erforderlich. Wie die Kennzeichnung vorbereitet wird, beschreibt Inventarisierung mit QR-Code. Den tatsächlich vorhandenen Funktionsumfang finden Sie unter IT-Asset-Management von Werkhüter. Automatische Geräteerkennung und MDM gehören derzeit nicht dazu.