Stand: 21. Oktober 2026 · Redaktion Werkhüter

Was auf ein Inventaretikett gehört.

Ein Inventaretikett verbindet einen physischen Gegenstand mit einem Eintrag in Ihrer Inventarliste. Der entscheidende Teil ist eine dauerhafte, eindeutige Inventarnummer. Hersteller-Seriennummer, Modell und Standort sind nützliche zusätzliche Angaben im Datensatz. Sie ersetzen die eigene Kennung jedoch nicht zuverlässig: Ein Modell kann mehrfach vorhanden sein und ein Standort kann sich ändern.

Halten Sie die Beschriftung klein genug für den vorgesehenen Platz und groß genug für den tatsächlichen Leseabstand. Ein kurzer Klartext hilft auch dann, wenn ein Scanner oder Smartphone gerade nicht verfügbar ist. Welche Daten sichtbar auf dem Gerät stehen dürfen, sollten Sie für Ihren Betrieb festlegen. Namen einzelner Beschäftigter sind für die eindeutige Identifikation eines Geräts normalerweise nicht erforderlich.

Vor dem Aufkleben: einen kleinen Kennzeichnungslauf testen.

Beginnen Sie mit wenigen unterschiedlichen Gegenständen. Prüfen Sie den vorgesehenen Platz am Objekt: Ist die Nummer später erreichbar, ohne eine Abdeckung zu öffnen oder das Gerät zu bewegen? Verdeckt sie keine vorhandenen Hinweise? Die konkrete Befestigung muss zur Oberfläche und Nutzung passen; eine universelle Zusage für Kleber, Temperatur oder Chemikalienbeständigkeit lässt sich aus dieser Vorlage nicht ableiten.

Legen Sie zuerst den Datensatz an und ordnen Sie anschließend das Etikett zu. Lassen Sie eine zweite Person stichprobenartig kontrollieren, ob Nummer am Objekt und Eintrag übereinstimmen. Bei einem beschädigten Etikett bleibt die bisherige Inventarnummer erhalten. Ersetzen Sie die Beschriftung und dokumentieren Sie den Austausch, statt einen neuen Gegenstand anzulegen.

Text, Barcode oder QR-Code?

Die Arbeitshilfe auf dieser Seite erzeugt bewusst lesbare Nummern. Ein Barcode kann eine Kennung maschinenlesbar darstellen; ein QR-Code kann beispielsweise einen Link enthalten. Entscheidend ist in beiden Fällen, dass das ausgelesene Ergebnis zum richtigen Datensatz führt. Ein sichtbarer Code gewährt für sich genommen noch keine Zugriffsberechtigung. Prüfen Sie einen Link daher auch ohne angemeldete Sitzung und mit den vorgesehenen Benutzerrechten.

Für den nächsten Schritt lesen Sie Inventarnummern sinnvoll vergeben und Inventarisierung mit QR-Code. Die Inventarverwaltung und die Anleitung zum Anlegen einer Anlage ordnen die Kennzeichnung in einen vollständigen Pflegeablauf ein.

Die Kennung bleibt, die Angaben ändern sich.

Ein Umzug, eine Reparatur oder eine neue Zuständigkeit sollte keinen neuen Nummernkreis auslösen. Pflegen Sie diese Informationen im Datensatz. Werden Etiketten unleserlich oder verwechselt, braucht das Team einen klaren Meldeweg. Notieren Sie auch bei ausgemusterten Gegenständen, dass die Nummer bereits verwendet wurde. Die lokale Druckvorlage kann diese Abstimmung mit Ihrem Bestand nicht übernehmen.

Häufige Fragen.