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Werkzeug ausgeben und zurücknehmen

Dokumentieren Sie die Zuordnung eines gespeicherten Geräts zu einer Person und einem Standort. Bei der Rückgabe halten Sie den tatsächlichen Zustand getrennt fest.

Stand: 21. Oktober 2026 · Redaktion Werkhüter

Voraussetzungen

Benötigt werden ein gespeichertes betriebsbereites Objekt, eine aktive Person im Bestand und ein Standort. Ein Personeneintrag ist eine Zuordnung im Bestand und erhält dadurch keinen eigenen Login. Offene Termine und fremde Reservierungen können den vorgesehenen Zeitraum sperren.

Eine Ausgabe buchen

1. Ausgaben öffnen

   Öffnen Sie den Bereich „Ausgaben“ in der Inventarplattform. Das Formular heißt „Gerät oder Werkzeug ausgeben“.

2. Objekt und Zuordnung wählen

   Wählen Sie „Objekt“, „Person“ und „Standort“ aus den vorhandenen Einträgen.

3. Rückgabe und Zustand ergänzen

   Tragen Sie „Rückgabe bis“ ein und ergänzen Sie bei Bedarf „Zustand bei Übergabe“.

4. Ausgabe bestätigen

   Wählen Sie „Ausgabe buchen“ und kontrollieren Sie den Vorgang unter „Aktive Ausgaben“.

Eine Rückgabefrist verlängern

Wählen Sie beim aktiven Vorgang „Verlängern“. Erfassen Sie „Neue Rückgabefrist“ und „Grund der Verlängerung“ und speichern Sie mit „Verlängerung speichern“. Der verbleibende Zeitraum wird auf fremde Reservierungen und offene Wartungs- oder Prüftermine geprüft. Eine Verlängerung sollte nicht durch eine zweite parallele Ausgabe nachgebildet werden.

Das Werkzeug zurücknehmen

Öffnen Sie beim aktiven Vorgang „Rückgabe erfassen“. Beschreiben Sie den erforderlichen „Rückgabezustand“ und bestätigen Sie mit „Rückgabe buchen“. Prüfen Sie gegebenenfalls Zubehör und Auffälligkeiten nach Ihrem betrieblichen Verfahren.

Nach der Rücknahme bleibt der Ausgabeort als Standort erhalten. Einen anderen Ort erfassen Sie über den vorgesehenen Transfer. Schäden sollten bei Bedarf zusätzlich als Störung dokumentiert werden. Die Rücknahme bleibt in der Übergabehistorie nachvollziehbar.

Protokolle nutzen

Vorhandene Protokolle öffnen in einem eigenen Fenster und können über den Browser gedruckt oder als PDF gespeichert werden. Sie zeigen den aktuellen Datenstand. Es handelt sich nicht um eine zugesicherte rechtsverbindliche digitale Signatur oder ein unveränderliches Archiv.

Organisatorische Werkzeugvorlage für Excel →

Einen geplanten Zeitraum nicht mit einer Ausgabe verwechseln.

Eine Reservierung oder ein Belegungsplan beschreibt einen beabsichtigten Einsatz. Die tatsächliche Ausgabe wird im vorgesehenen Formular gebucht. Prüfen Sie vor dieser Buchung weiterhin Objekt, Zuordnung und Rückgabetermin. Ein Eintrag in der kostenlosen Browser-Arbeitshilfe erzeugt keinen Vorgang in Werkhüter.

Zum Vorbereiten eines einfachen Plans dient der Belegungsplaner für ganze Tage. Er prüft ausschließlich die dort eingegebenen Zeiträume derselben Werkzeugkennung. Für die Dokumentation einer tatsächlichen Übergabe außerhalb der Software können Sie die Ausleihliste oder das ausfüllbare Geräte-Übergabeprotokoll verwenden. Diese Dateien werden nicht automatisch mit Werkhüter synchronisiert.